Proces rekrutacji. Znajdź idealnego pracownika.

Proces rekrutacji to nie tylko wypełnianie wakatów, to prawdziwa sztuka przyciągania i selekcjonowania wyjątkowych jednostek, które przyczynią się do powodzenia firmy. Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, dlaczego niektóre firmy odnoszą sukcesy, a inne pozostają w cieniu? Tajemnica leży w ich zdolności do skutecznego procesu rekrutacji. Każda firma, niezależnie od wielkości i branży, stoi przed wyzwaniem znalezienia i zatrzymania najlepszych talentów. To właśnie wtedy kluczowe jest zaplanowanie i przeprowadzenie procesu rekrutacji, który okaże się nie tylko efektywny, ale także strategiczny.

Spis treści:

proces rekrutacji, rekrutacja pracowników

Proces rekrutacji – od czego zacząć?

Zanim rozpoczniesz rekrutację, przeanalizuj dokładnie zadania, które zamierzasz zlecić. Przemyśl, jakie kompetencje będzie musiała mieć osoba, żeby jak najlepiej sobie z nimi poradzić. Co jest najbardziej istotne? Jakie umiejętności będą niezbędne od razu, a czego będzie mogła nauczyć się już po zatrudnieniu? Czy to właśnie Ty masz przeprowadzić proces rekrutacji? Może warto część zadań przekazać do realizacji firmom zewnętrznym, które się tym specjalizują?

Jeśli zdecydujesz się na zlecenie rekrutacji podmiotowi zewnętrznemu, zacznij od przygotowania jasnego i przejrzystego ogłoszenia napisanego zrozumiałym językiem, bez używania skrótów. Zawrzyj w nim nazwę stanowiska, główne obowiązki i dodatkowe wymagania. Nie zapomnij o poproszeniu kandydatów o umiejscowienie zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Nie rozpisuj się z wymaganiami i zamieść tylko te, które faktycznie będą niezbędne na danym stanowisku. Zwróć uwagę na zbyt ogólne kryteria, ponieważ zapis o wyższym wykształceniu, z pewnością spełni większość kandydatów. Bardziej skup się na profilu wykształcenia, który będzie dla Ciebie najbardziej praktyczny i użyteczny.
Najważniejsze jednak będą praktyczne umiejętności i doświadczenie. Dokładnie sprecyzuj, jakie zadania będzie musiała wykonywać osoba na danym stanowisku. Nie trzymaj się kurczowo lat doświadczenia, skup się bardziej na tym, ile czasu faktycznie było potrzebne, aby zdobyć potrzebne Ci doświadczenie. Kryteria mają pomóc Ci w selekcji kandydatów i odzwierciedlać potrzeby kompetencyjne.
Jeśli proces rekrutacji ma być obiektywny, nie sugeruj się zdjęciem i pod żadnym pozorem nie wymagaj jego zamieszczania w CV. Zadbaj o to, aby nieupoważnione osoby nie miały dostępu do danych zawartych w aplikacjach.
Pamiętaj, aby sama rekrutacja przebiegała po partnersku. Ty czegoś potrzebujesz, a kandydat oferuje swoje usługi. Transakcja ma przebiegać z korzyścią dla obu stron. Ty poszukujesz kompetentnego pracownika, a kandydat dobrze prosperującej, przyjaznej pracownikowi organizacji.

Polecamy również:
Śmierć pracownika w firmie, jak pomóc współpracownikom?
Pracownik odmawia wykonania polecenia służbowego – co robić?
Pracownik pod wpływem alkoholu – co robić?

Jak właściwie określić wymagania i oczekiwania względem kandydatów?

Aby określić, jakiego pracownika potrzebujesz w procesie rekrutacji, musisz najpierw zdefiniować konkretne wymagania dotyczące stanowiska pracy i zakresu obowiązków. Szukaj takich kandydatów, którzy mają wysoki potencjał do rozwoju zawodowego. Oczywiście pożądane są osoby, które będą efektywne w pracy. To od ich konkretnych predyspozycji będzie zależało, jak wspomogą Twój zespół swoimi działaniami. Oto kilka kroków, które mogą Ci pomóc w tym procesie:

Analiza stanowiska pracy – Przeprowadź dokładną analizę stanowiska, aby zrozumieć, jakie umiejętności, kwalifikacje, doświadczenie i cechy osobowe są niezbędne do skutecznego wykonywania pracy. Ustal również, jakie zadania będą należały do zakresu obowiązków pracownika.
Wymagane kwalifikacje – Na podstawie analizy stanowiska pracy, określ, jakie kwalifikacje są niezbędne. Mogą to być stopnie akademickie, certyfikaty, doświadczenie zawodowe w określonym obszarze lub umiejętności techniczne.
Umiejętności miękkie – Oprócz kwalifikacji technicznych, zidentyfikuj umiejętności miękkie, które są ważne dla wykonywania pracy na danym stanowisku. Mogą to być umiejętności komunikacyjne, umiejętność pracy zespołowej, zdolność do zarządzania czasem, kreatywność itp.
Doświadczenie – Określ, jakie doświadczenie jest preferowane na danym stanowisku. Czy wymagane jest wcześniejsze doświadczenie zawodowe w branży lub w podobnej roli? Czy jest to stanowisko dla początkujących czy bardziej zaawansowanych profesjonalistów?
Kultura organizacyjna – Zastanów się również nad wartościami i kulturą organizacyjną Twojej firmy. Jakie cechy osobowe, postawy i wartości będą pasować do zespołu i środowiska pracy? Czy szukasz kogoś, kto dobrze wpasuje się w istniejącą kulturę czy może chcesz wprowadzić nowe perspektywy i różnorodność?
Inne czynniki – Ponadto, zastanów się nad innymi czynnikami, takimi jak lokalizacja pracy, znajomość języków obcych, elastyczność czasowa czy preferowane narzędzia lub technologie.

proces rekrutacji, rekrutacja pracowników, jak skutecznie rekrutować pracowników

Zastanów się nad czym chcesz pracować z potencjalnym pracownikiem?

Często stawiasz na zestaw umiejętności, które będą pomocne w codziennej pracy. Na przykład, jeśli zatrudniona osoba będzie bardzo skrupulatna, będzie to wymagało pracy nad jej elastycznością i szybkością pracy. Znowu kiedy Twój wybór padnie na osobę elastyczną i dynamiczną, będziesz prawdopodobnie zmuszony do procesu doskonalenia skrupulatności i dokładności. Twoim wyborem może być również osoba bardzo asertywna, może to niestety skutkować roszczeniową postawa pracownika, nad którą również będziecie musieli pracować. Z drugiej strony osoba mało asertywna będzie wymagała pracy nad inicjatywą i wdrażaniem pomysłów.

Proces rekrutacji kończysz wybraniem kandydata i jego cech, nad którymi w przyszłości decydujesz się pracować. Postaraj skupić się na ocenie motywacji do pracy, wyznawanych wartościach i doświadczeniu w radzeniu sobie z wyzwaniami zawodowymi. Te kryteria powiedzą Ci dużo więcej o kandydacie, niż informacje o ukończonych szkołach czy współpraca z prestiżowymi firmami.

Źródła pozyskiwania kandydatów do pracy.

Jeśli zdecydowałeś się o poszukiwaniu kandydatów na zewnątrz, przebieg całego procesu będzie uzależniony od procedur obowiązujących w Twojej organizacji. Najtrafniejszy mechanizm, kiedy nie ma określonego formalnego systemu rekrutacji, może opierać się na rekomendacji. Wybierz kilka osób, które uważasz za etyczne i kompetentne, opisz im precyzyjnie oferowane stanowisko wraz z zadaniami, które będą należały do obowiązków. Poproś o podesłanie rekomendacji kandydatów, którzy spełniają Twoje wymagania i które chętnie podjęłyby pracę na wskazanym stanowisku.

Ogłoszenie z ofertą pracy możesz opublikować sam na przeznaczonych do tego portalach, część z nich jest niestety płatnych. Jeśli planujesz przeprowadzić proces rekrutacji na szeroką skalę, może warto skorzystać z pomocy agencji rekrutacyjnych czy biura karier.

Agencje rekrutacyjne

Wsparcie agencji rekrutacyjnej może opierać się nawet na przeprowadzeniu całego procesu, od samej publikacji takiego ogłoszenia po sam nabór i wybór najlepszych kandydatów, z którymi następnie się spotkasz w celu dokonania ostatecznego wyboru.

Zanim wybierzesz agencję, dokładnie sprawdź kompetencje rekruterów. W praktyce bywa z tym różnie, ponieważ agencje często wybierając rekruterów opierają swoje wymagania na kompetencjach językowych, co jest potwierdzeniem niewiedzy istotności przygotowania metodologicznego procesu rekrutacji. Taka osoba może nie do końca wiedzieć, dlaczego dokonuje oceny, jakie umiejętności powinny podlegać ocenie i jak zrobić to skutecznie. Rekruterzy mogą też często bazować na przygotowanej liście kompetencji, która ma się nijak do tego czego oczekujesz od kandydatów.

W jaki sposób można sprawdzić rekrutera? Wystarczy, że zapytasz jak będzie przebiegała rozmowa kwalifikacyjna i z jakiej metody skorzysta. Sprawdź, czy pokrywa się to z tym o czym czytasz w artykule.

Badania osobowości kandydatów, które oferują agencje raczej nie będą Ci przydatne, ponieważ przeważnie nie są one profesjonalnymi testami psychologicznymi. Wynik takiego testu raczej niewiele Ci pomoże – Tobie zależy na praktycznym aspekcie radzenia sobie z powierzonymi zadaniami.

Często agencje oferują Assessment Centre – polega ona na zadaniach przesiewowych w zakresie pojedynczych kompetencji, testów, zadań grupowych i praktycznych. W tym celu agencja wynajmuje kilku asesorów, czasem nawet tylu, ilu kandydatów. Główną zaletą tej metody jest możliwość obserwacji kandydata przez dłuższy czas, w różnych sytuacjach. Jest to jednak metoda stosunkowo droga i czasochłonna.

Porównywalne wyniki daje dobrze przygotowany wywiad w połączeniu z kilkoma zadaniami praktycznymi do wykonania, które będą odzwierciedlać problemy, z jakimi spotka się kandydat w przyszłej pracy. Wywiad prowadzony przez specjalistę zajmuje około półtorej godziny i jest równie efektywny.

Wsparcie agencji może być nieocenione przy selekcji większej ilości kandydatów. Rozmowy z kandydatami możesz przeprowadzać sam lub z pomocą działu HR.

Uczelnie i biura karier

System edukacji nie umożliwia kandydatom na pracowników zdobycia podstawowych kompetencji, które mogą być przez Ciebie poszukiwane w procesie rekrutacji. Przyczyną tego stanu rzeczy jest nie tylko nieadekwatność programów studiów, ale także niedziałające w sposób funkcjonalny biura karier, które mają przygotowywać studentów do skutecznego poruszania się po rynku pracy.

Biura karier, które zostały utworzone w celu połączenia uczelni z pracodawcami oraz przygotowania studentów do sprawnego wejścia na rynek pracy. Często odstraszają doradcami zawodowymi, którzy nie mieli doświadczenia pracy poza murami uczelni i nie mają praktycznej wiedzy o skutecznym poszukiwaniu pracy. Zamiast tego, przekazują one studentom szablony CV, które pozbawiają ich indywidualizmu oraz oferują płatny udział w targach pracy, jako jedyny sposób na znalezienie zatrudnienia.

Taki stan rzeczy prowadzi do sytuacji, w której absolwenci wchodzą na rynek pracy z przekonaniem, że są bardzo dobrze przygotowani – mają wiedzę na europejskim poziomie i są gotowi kontynuować swoją naukę. Jednak w rzeczywistości często brakuje im praktycznych umiejętności oraz wiedzy na temat tego, czym chcieliby się zajmować w życiu.

Osoby zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną często nie potrafią się dobrze zaprezentować, mają trudności z logicznym myśleniem oraz brakuje im umiejętności szukania istotnych informacji i korzystania ze zdrowego rozsądku. Przychodzą albo jako petenci, albo jako osoby, które uważają się za wyjątkowo mądre i zdolne.

Mimo to, nie powinieneś rezygnować z poszukiwania kandydatów, którzy mają jasne wartości, kierują się nimi w pracy oraz są świadomi wyzwań etycznych, jakie czekają na nich w danej branży lub specjalizacji.

proces rekrutacji, rekrutacja pracowników, skuteczna rekrutacja pracowników

Proces rekrutacji – metody pozyskiwania kandydatów.

Aby uniknąć ryzyka, że rekrutacja zewnętrzną agencją będzie nieskuteczna, warto mieć w swoich szeregach specjalistów od HR lub managera, który będzie odpowiadał za proces rekrutacji, ustalanie standardów i politykę zatrudnienia. W szczególności w przypadku rekrutowania specjalistów, którzy mają wpłynąć na kulturę organizacyjną firmy, zlecenie procesu rekrutacji zewnętrznej agencji może okazać się ryzykowne.

Jeśli masz na sobie odpowiedzialność za proces rekrutacji, musisz ustalić kryteria oceny i konsekwentnie się nimi posługiwać podczas weryfikacji doświadczenia i umiejętności kandydatów.

Kryteria oceny kandydatów powinny wynikać z wymagań określonych w ogłoszeniu, a najlepiej, by nie było ich zbyt wiele. Warto również dokonać oceny każdego kandydata na tej samej globalnej skali, zamiast wyliczać średnią czy wskazywać, co jest dla nas najważniejsze. Ważne jest, aby spojrzeć na kandydata holistycznie i wykorzystać skalę do oceny jego umiejętności i przygotowania do wykonywania zadań na konkretnym stanowisku.

Pamiętaj, żeby wykorzystać wywiad ustrukturalizowany, jako narzędzie do zobiektywizowanego przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych. Jeśli masz możliwość, skorzystaj z pomocy HR-owca lub specjalisty w dziedzinie psychologii lub socjologii do przygotowania odpowiednich metodologicznie pytań. Jeśli jednak nie masz takiej opcji, Twoim celem jest zapewnienie każdemu kandydatowi identycznych warunków do oceny.

Zadaj każdemu kandydatowi te same pytania w tej samej kolejności, aby stworzyć płaszczyznę porównawczą dla wszystkich kandydatów i zminimalizować wpływ przypadkowych zmiennych na wynik rekrutacji, takich jak poziom stresu czy zmęczenia wynikający z różnic w kolejności zadań.

Staraj się nie oceniać wypowiedzi w trakcie rozmowy, przy kandydacie. Zatrzymaj swoje przemyślenia do momentu, aż po rozmowie będziecie mogli z innymi członkami zespołu rekrutacyjnego wymienić się spostrzeżeniami na temat kandydata.

Proces rekrutacji – zachowaj obiektywizm.

Aby zwiększyć świadomość komisji rekrutacyjnej na temat istotności obiektywizmu, warto przeprowadzić krótkie szkolenie lub odbyć rozmowę wstępną z każdym członkiem komisji w celu przypomnienia im zasad etyki zawodowej. Po zapoznaniu się z aplikacjami, każdy z członków powinien oświadczyć, czy może dokonać obiektywnej oceny, a także zastanowić się, czy nie pozostaje w relacji z którymś z kandydatów, która mogłaby budzić wątpliwości co do jego bezstronnej oceny.

Warto także zachować poufność w kwestii zadań i narzędzi wykorzystywanych w trakcie rozmów oraz w kwestii danych i informacji uzyskanych od kandydatów.

Twoim zadaniem jest nie tylko zadawanie pytań dotyczących faktów, ale również zachowanie maksymalnego obiektywizmu. W tej kwestii musisz pamiętać, że istnieją pytania, których nie możesz zadawać ani kandydatom, ani pracownikom, oraz zmienne, które nie powinny wpływać na ocenę kandydatów. W żadnym wypadku nie zadawaj pytań o plany małżeńskie ani prokreacyjne kandydatów, a także nie oceniaj ich na podstawie płci, wieku, rasy, wyznania, przynależności związkowej, orientacji seksualnej czy poglądów politycznych.

Pułapki rekrutacyjne.

Wybór odpowiedniego kandydata nie jest łatwym zadaniem. Tylko po przeprowadzeniu setek rekrutacji możesz zdobyć wiedzę na temat potencjalnych problemów, jakie możesz napotkać na tym etapie zarządzania.

Oprócz powszechnych problemów związanych z niedopasowaniem kompetencyjnym kandydata, brakiem specjalistów i wymaganiami finansowymi istotne jest badanie konfliktu interesów, czyli możliwości, że kandydat będzie działał na szkodę firmy.

Nie bój się pytać o to, co jest dla kandydata ważne w pracy oraz jakie sytuacje mogą stanowić dla niego dylemat etyczny. Pamiętaj jednak, że musisz chronić dane przed niepożądanym dostępem. Odpowiedzi kandydata dotyczące przeszłych doświadczeń zawodowych i sytuacji wymagających wyboru etycznego pozwolą ci ocenić, czy posiada on świadomość ważności tej kompetencji i czy ma potencjał do zachowania się etycznie podczas pracy w Twojej firmie.

Jeśli chcesz osiągnąć sukces jako firma, kluczowym kryterium podczas poszukiwania nowych pracowników powinny być ich kompetencje – wykształcenie, doświadczenie zawodowe, a także umiejętności potrzebne do skutecznej realizacji obowiązków na danym stanowisku.

Współpraca z nieodpowiednimi osobami ze względu na ich znajomości, może zagrażać Twojej wiarygodności. Jako manager czy specjalista HR, powinieneś dbać o przejrzysty proces rekrutacji, w którym każdy kandydat ma równe szanse na udowodnienie swoich umiejętności. Możesz rekomendować udział w procesie rekrutacji osobom, które wiesz, że spełniają wymagania w zakresie przygotowania zawodowego, jednak ich ocena powinna przebiegać w taki sam sposób jak dla pozostałych kandydatów. Ważne jest, aby każdy z nich miał poczucie, że jeśli został wybrany, to dzięki swoim umiejętnościom i zasługom, a nie tylko dzięki znajomościom.

proces rekrutacji - jak wybrać idealnego pracownika

Proces rekrutacji – uważaj kogo zatrudniasz.

Jeśli wybrany kandydat okaże się nieefektywny, mimo danej szansy na poprawę, powinien zostać zwolniony. I tu często przeszkodą jest brak umiejętności podjęcia właściwej decyzji przez managera. Jeśli problem jest cykliczny i długotrwały, pracownik mimo danych mu szans nadal nie wykonuje w należyty sposób swoich obowiązków, a manager nie robi nic w kierunku jego zwolnienia – powinni oboje opuścić firmę.

Istnieje grupa pracowników, która wykazuje się wysokim potencjałem, ale nie wiedząc czemu jest mało efektywna. Jeśli nie osiągają dobrych wyników, być może istnieje jakaś przeszkoda do pokonania. Być może chodzi o ich motywację do pracy?

Na początek sprawdź, czy wybrany pracownik faktycznie pasuje do danego stanowiska. Sprawdź zakres jego zadań i uprawnień, a także upewnij się czy posiada wszystkie potrzebne mu narzędzia.

Jeśli po przeprowadzonej analizie stwierdzisz, że pracownik wszystko posiada, a jego brak efektywności wynika z jego lenistwa, postępuj z nim tak jak z pracownikiem nieefektywnym. Ma to znaczenie, ponieważ może on swoją postawą wpływać demotywująco na pozostałą część zespołu.

W kontekście rekrutacji, warto zwrócić uwagę na problem zatrudnienia osób, które nie tylko nie spełniają wymogów kompetencyjnych na danym stanowisku, ale również mogą działać na szkodę firmy oraz ludzi w niej pracujących i zarządzających.

Tacy kandydaci potrafią skutecznie przedstawić siebie w dobrym świetle, co utrudnia ich wykrycie podczas procesu rekrutacji. Dlatego, oprócz radzenia sobie z konfliktem interesów i nepotyzmem, należy być również przygotowanym na to wyzwanie i podejść do procesu rekrutacji z należytą ostrożnością.

Na czym opiera się ten mechanizm? Etycznym ludziom bardzo trudno jest wyczuć tego rodzaju manipulację. Manipulatorzy żonglują informacjami w taki sposób, że rozsądna i prawa osoba nieświadomie wpada w pułapkę.

Najlepiej trzymaj się z daleka od tego rodzaju ludzi i jeśli tylko się da – zwalniaj!

Jaka jest różnica między zatrudnieniem pracownika na etat i na zlecenie?

Różnica jest znacząca i należy o niej pamiętać na każdym etapie zarządzania.

“Pracownik” to osoba, która jest zatrudniania na podstawie umowy o pracę i w oparciu o przepisy Kodeksu pracy.

Umowa-zlecenie to umowa cywilnoprawna, która jest regulowana przepisami prawa cywilnego. Podpisujesz ją wtedy, kiedy zlecasz zleceniobiorcy konkretne zadanie do wykonania. Zawarcie takiej umowy wyklucza podległość służbową, która jest charakterystyczna dla umowy o pracę, w której działania pracownika są wykonywane pod kierownictwem przełożonego. W umowie o pracę podwładny wykonuje wszystkie działania osobiście w określonym przez pracodawcę czasie i miejscu.

Natomiast zleceniobiorca może powierzyć wykonanie pracy podwykonawcy, chyba, że warunki umowy stanowią inaczej. Posiada również swobodę co do miejsca, czasu i sposobu realizacji zadania.

Warto znać te różnice i wdrażać je w procesach HR, zaczynając od rekrutacji. Niewłaściwa struktura zadań może mieć skutki związane z występowaniem roszczeń co do określenia pozostawania z pracownikiem w stosunku pracy.

O czym zapominają osoby biorące udział w procesie rekrutacji?

Proces rekrutacji służy temu, żeby spośród kandydatów wytypować osobę, która będzie najlepszym wyborem. Rzadko kiedy kandydaci spełniają wszystkie wyszczególnione kryteria. Należy pamiętać, że to początek współpracy i warto z należytą uwagę podejść do formalności podstawowych, takich jak podpisanie i powierzenie pracownikowi umowy wraz z zakresem obowiązków. Nie każ mu oczekiwać na te dokumenty.

Oczywiście wykonywanie pracy nie może odbyć się również bez badań lekarskich. Postaraj się tak zaplanować rekrutację, aby mógł je bez problemu wykonać. Zadbaj, żeby w umowie nie pojawiły się rozbieżności w stosunku do ustaleń prowadzonych w negocjacjach podczas procesu rekrutacji. Zmiana na przykład stawki wynagrodzenia od razu dyskredytuje pracodawcę.

Nie zwlekaj również z wprowadzeniem nowego pracownika w zadania i obowiązki, które będzie musiał wykonywać. Nie zapominaj także o pozostałych kandydatach, którzy uczestniczyli w rekrutacji. Pamiętaj, proces rekrutacji jest bardzo mocno powiązany z PR-em Twojej organizacji.

Kandydaci, jeśli nawet nie zostali zatrudnieni powinni mieć poczucie, że było to dla nich ważne wydarzenie zawodowe i zdawać sobie sprawę dlaczego ich kandydatura została odrzucona. Ważne żeby wskazać dlaczego dana osoba się nie sprawdziła i dlaczego Twój wybór padł na inną osobę. Każda wskazówka będzie cenna i da możliwość poprawy i pracy nad sobą, kiedy taka osoba będzie brała udział w kolejnym procesie rekrutacji.

W procesie selekcji kandydatów istotne są wartości, takie jak przygotowanie merytoryczne i doświadczenie zawodowe. Poprzednia postawa pracownicza oraz moralność są również ważnymi czynnikami oceny. W czasie rozmowy warto skupić się na faktach, a nie na opisach sukcesów i wyczynów. Tytuły i nazwy stanowisk nie są tak ważne jak rzeczywiste doświadczenie i rola kandydata w powierzonych zadaniach.

Źródło:

M. Pawlikowska-Olszta, Skuteczny menedżer. Czego nie uczą w szkole o zarządzaniu ludźmi, Warszawa 2015.