Śmierć pracownika w firmie, jak pomóc współpracownikom?
Śmierć pracownika jest kryzysową sytuacją, z którą możemy się spotkać na każdym etapie naszego życia. Zarówno śmierć najbliższych nam osób, jak i naszego lidera, menedżera czy naszego współpracownika wiąże się z wieloma konsekwencjami dla naszego zdrowia psychicznego oraz fizycznego. Proces przechodzenia żałoby jest złożony i szczególnie trudny, a najbardziej intensywny i bolesny, kiedy śmierć spotyka młode osoby. Pojawia się nieoczekiwanie lub łączy się ze śmiercią w traumatycznych okolicznościach, takich jak na przykład wypadek w pracy.
Śmierć pracownika w firmie i jej wpływ na pozostałych współpracowników.
Śmierć pracownika to dla organizacji strata, jedna z gorszych sytuacji kryzysowych, z którą trzeba się zmierzyć. Należy znaleźć odpowiedzi na pytania, tj. Jak możesz pomóc swoim współpracownikom? Co zrobić by pomóc rodzinie zmarłego? W jaki sposób rozmawiać o śmierci i żałobie z pracownikami i rodziną zmarłego? Jak zaplanować pracę?
Śmierć pracownika niesie ze sobą szereg problemów, trzeba tak zorganizować pracę zespołu, aby wszystkie procesy przebiegały bez większych zakłóceń. Musimy przecież znaleźć w krótkim czasie osobę, która będzie jak najlepiej wykonywać obowiązki byłego pracownika. Wieści o śmierci jednego z współpracowników są wielkim ciosem dla całego zespołu. Jest to o tyle trudne, że między pracownikami pojawiają się więzi i głębokie relacje.
Śmierć pracownika – bądź czujny i wyrozumiały dla współpracowników.
Śmierć jednego z pracowników będzie na pewno traumą dla całego zespołu, co może niestety przekładać się na efektywność. Dlatego pamiętajmy o wyrozumiałości – każdy pracownik jest inny i inaczej radzi sobie w trudnej sytuacji. Jako pracownik działu HR przede wszystkim musisz dopełnić szeregu obowiązków i formalności.
Kierownik zespołu musi analizować i obserwować jak strata wpłynęła na resztę zespołu, rozmawiać i w miarę możliwości dostosowywać wykonywanie obowiązków do kondycji psychicznej, w jakiej znajdują się pracownicy. W razie potrzeby zapewnij pomoc w postaci konsultacji czy terapii z psychologiem lub innym specjalistą.
Każde nasze działania, dzięki którym pracownik poczuje się bezpiecznie, mogą pomóc w dalszej perspektywie budować większe zaangażowanie i sumienność, zwiększyć motywację do działania a także sprawić, że pracownik będzie oddany firmie.
Pracownik w żałobie.
Jeśli pracownikowi umiera bliska osoba, musisz wiedzieć: Jak zaplanować obowiązki pracownika? W jaki sposób rozmawiać z nim, w tym trudnym okresie? Co możesz zrobić aby pomóc jemu i jego najbliższym? Jak wspierać pracownika?
Śmierć osoby z bliskiego otoczenia pracownika wpłynie również na pracowników firmy. Każda organizacja będzie stykała się z takimi sytuacjami, dlatego warto się do niej wcześniej przygotować i zapewnić należytą opiekę i pomoc dla swoich współpracowników.
Śmierć bliskiej osoby pracownika – na co zwrócić szczególną uwagę?
- Zapewnij wsparcie emocjonalne, czuwaj przy pracowniku, rozmawiaj z nim, bez wydawania własnych opinii.
- Pomagaj przy pracy czy w wykonywaniu innych czynności, namawiaj do tego również pozostałych pracowników.
- Bądź cierpliwy – należy pamiętać, że strata bliskiej osoby i proces żałoby każdy przechodzi indywidualnie, nie możemy wymagać od drugiej osoby aby szybciej uporała się ze stratą.
- Skonsultuj, co będzie lepszym rozwiązaniem dla pracownika? Pozostanie w pracy i dalsze wykonywanie obowiązków czy może jednak urlop wypoczynkowy?
- Otwarte podejście do tematu urlopu czy obowiązków, które wykonuje – jeśli pracownik chce wykonywać dalej obowiązki, może będzie potrzebował skrócenia godzin pracy.
- Pracownik musi wiedzieć, że ma nasze wsparcie, że organizacja jest otwarta na jego potrzeby w zakresie wykonywanych obowiązków – jego strata jest ważna dla organizacji, nikt nie przechodzi obok niej obojętnie.
- Rozmawiaj o żałobie ze współpracownikami, poproś ich o wyrozumiałość w stosunku do takiego pracownika, poinstruuj jak mają postępować.
- Jeśli sam nie jesteś w stanie zapewnić pomocy pracownikowi, skonsultuj się ze specjalistą, on doradzi Ci jak rozmawiać i postępować w kryzysowej sytuacji jaką jest śmierć.
- Zapewnij również pomoc specjalisty pracownikowi – jeśli należycie zadbasz o jednego pracownika, reszta zespołu będzie czuła się bezpieczniej.
Śmierć pracownika – od czego zacząć?
Niespodziewana śmierć pracownika to z pewnością jedna z trudniejszych sytuacji kryzysowych, z którą będziesz musiał się zmierzyć. Wiąże się przede wszystkim z nagłą reorganizacją pracy, powierzeniu obowiązków byłego pracownika innemu podwładnemu bądź rozdzieleniu obowiązków na cały zespół. Taka sytuacja jest sporym wyzwaniem dla wszystkich, jako specjalistę działu HR czeka Cię sporo formalności. Ważne jest jednak to aby pomóc swoim współpracownikom w obliczu śmierci kolegi, równocześnie skupiając się na potrzebach rodziny zmarłego.
Śmierć pracownika – komu przysługuje wynagrodzenie po zmarłym pracowniku?
Najważniejszym dokumentem jest akt zgonu pracownika. Zakończenie stosunku pracy kończy się w dniu śmierci pracownika. Aby rodzina otrzymała należytą odprawę, jak również należności z tytułu wynagrodzenia wypracowanego przez zmarłego pracownika, musi dostarczyć do zakładu pracy dokumenty tj. akt małżeństwa bądź akt urodzenia dziecka.
Do podstawowego wynagrodzenia doliczone zostaną wszystkie wypracowane dodatki, premie, nadgodziny, zasiłki i świadczenia przysługujące do dnia śmierci pracownika. W takiej sytuacji od wynagrodzenia nie są potrącane składki a jedynie zaliczka na podatek. Dodatkowo do wynagrodzenia dolicza się należności z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.
Zgodnie z przepisami wymienione świadczenia powinny trafić do rąk osób do tego uprawnionych, które spełniają kryteria do pobierania renty rodzinnej z ZUS. To właśnie na Tobie spoczywa obowiązek ustalenia tych osób.
Jeśli zmarły posiadał tylko jedną osobę uprawnioną do świadczeń, osoba ta otrzymuje połowę odprawy i całość należności z tytułu wynagrodzenia za pracę. W przypadku wielu spadkobierców należy oczekiwać na prawomocny wyrok sądu i podziału należności.
Śmierć pracownika – formalności w ZUS i US, świadectwo pracy.
Pamiętaj, aby wyrejestrować pracownika z ubezpieczenia ZUS, wskazując przyczynę tj. zgon pracownika. Po zakończeniu roku podatkowego, pracodawca musi również wystawić deklarację PIT-11, którą przekazuje osobom, którym zostało wypłacone wynagrodzenie po zmarłym pracowniku. Wszystkie wymagane formularze znajdziesz na stronie ZUS-u. Odprawy pośmiertnej nie uwzględniamy w deklaracji, gdyż nie podlega opodatkowaniu.
Dla zmarłego pracownika trzeba wystawić świadectwo pracy, które powinno trafić do akt osobowych. Rodzina pracownika w każdej chwili może poprosić o wydanie tego dokumentu.
Odprawa pośmiertna – co to jest?
Odprawa pośmiertna, zgodnie z przepisami jest jednorazowym świadczeniem pieniężnym wypłacanym rodzinie w związku ze śmiercią pracownika. Nie jest obciążona podatkiem PIT ani składkami ZUS. Jej wysokość związana jest ze stażem pracy w ostatnim miejscu pracy:
- poniżej 10 lat – odprawa w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia,
- od 10 do 15 lat – odprawa w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia,
- powyżej 15 lat – odprawa równa półrocznemu wynagrodzeniu za pracę.
Do wyliczenia odprawy pośmiertnej stosuje się przepisy takie jak przy obliczaniu należności za niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego.
Jeśli Twoja organizacja ubezpiecza pracowników we własnym zakresie, nie ponosi kosztów związanych z odprawą pośmiertną. Istotne jest jednak, aby wysokość odszkodowania była wyższa niż kwota wynikająca z odprawy. Jeśli tak nie jest, to Waszym obowiązkiem jest pokrycie różnicy między sumą odprawy a wysokością odszkodowania.
Śmierć pracownika w wyniku wypadku przy pracy.
Szczególnie traumatycznym przeżyciem dla innych współpracowników, jest ich obecność podczas wypadku przy pracy, w wyniku którego nastąpiła śmierć jednego z pracowników. Nieszczęśliwe wypadki się zdarzają i musisz być przygotowany na każdą okoliczność. Opieka pracodawcy czy urlop na tę okoliczność może nie być wystarczający.
Współpracownicy mogą również obwiniać się za śmierć kolegi, jeśli bezpośrednio uczestniczyli w wypadku. W zespole mogą zacząć narastać różnego rodzaju konflikty, gdyż każdy inaczej reaguje na kryzysową sytuację. Na tą okoliczność warto skonsultować się ze specjalistami, którzy doradzą Ci jak postępować i rozmawiać z pracownikami, a także zapewnią kompleksową pomoc dla współpracowników.
Śmierć pracownika w firmie – musisz podjąć natychmiastowe czynności tj.:
- Udzielenie pierwszej pomocy wszystkim poszkodowanym osobom.
- Podjęcie działań, które wyeliminują zagrożenie.
- Zawiadomienie odpowiednich służb – inspektora pracy i prokuratora.
- Poinformuj o tym jak najszybciej rodzinę – najlepiej osobiście.
- Okaż rodzinie wsparcie, zaproponuj pomoc na różnych płaszczyznach.
- Powołaj komisję powypadkową i sporządź protokół powypadkowy.
- Ustal przyczyny wypadku i okoliczności jego powstania.
- Wprowadź procedury i środki zapobiegawcze aby eliminować podobne sytuacje.
Odszkodowanie dla rodziny zmarłego pracownika.
Rodzina zmarłego pracownika może starać się o odszkodowanie, zadośćuczynienie czy rentę wyrównawczą, na mocy przepisów Kodeksu cywilnego. Dlatego warto wcześniej ubezpieczyć się na taką właśnie okoliczność. Jako rzetelny pracodawca w przypadku śmierci pracownika w firmie, możesz zapewnić dodatkowe wsparcie rodzinie w formie dodatkowych środków, porady prawnej czy sfinansować opiekę psychologiczną.
Może być ona konieczna w skutek zdarzenia, którego wynikiem była śmierć bliskiej osoby. Wszelkie formy pomocy rodzinie będą miały pozytywny wydźwięk, ponieważ nie obędzie się to bez echa w całej organizacji i będzie mile widziane przez cały zespół. Każdy pracownik powinien wiedzieć, że w razie sytuacji kryzysowej firma niesie pomoc swoim współpracownikom.
Podczas przepracowywania żałoby szczególnie ważne jest wsparcie innych osób, rodziny, znajomych, czy współpracowników. Jeżeli okres żałoby trwa wyjątkowo długo, jej przeżywanie jest intensywne, a objawy współwystępujące nasilone, warto skorzystać z profesjonalnej pomocy psychologicznej.
W dzisiejszych czasach wsparcie psychologiczne staje się coraz bardziej potrzebne zarówno w codziennym życiu, ale także zawodowym. Jest kluczowe w kryzysowych sytuacjach, właśnie takich jak śmierć pracownika firmy czy śmierć najbliższej mu osoby. Najważniejszym aspektem jest to aby być na to gotowym, wiedzieć jak rozmawiać o stracie.
Wsparcie, jakie możesz od nas otrzymać pomoże Ci szybko i efektywnie zażegnać kryzys. Warto skorzystać z naszych porad prewencyjnie, aby być przygotowanym na każdą okoliczność. Znajdziesz u nas kompleksową opiekę psychologiczną. Cały zespół otrzyma wszechstronną pomoc specjalistów bez wychodzenia z domu. Będziemy podporą dla Ciebie i Twojego zespołu w tych trudnych chwilach.
