Zebrania z pracownikami – 7 kluczowych strategii. Organizowanie i prowadzenie efektywnych zebrań.


Czy zebrania z pracownikami są jedynie stratą czasu, a rezultaty pozostawiają wiele do życzenia? Czy zdarzyło Ci się uczestniczyć w niekończących się i chaotycznych spotkaniach, które nie przynosiły żadnych konkretnych rezultatów? W artykule przyjrzymy się strategiom i praktykom, które pomogą Ci prowadzić zebrania z pracownikami w sposób efektywny. Dowiesz się, jak skutecznie planować, przygotować i prowadzić spotkania, które będą skoncentrowane na celach, angażujące dla uczestników i generujące konstruktywne dyskusje. Odkryj narzędzia i techniki, które poprawią komunikację, umożliwią efektywne podejmowanie decyzji i zapewnią realizację ustalonych działań.

Zebrania z pracownikami - jak prowadzić je efektywnie? organizowanie i prowadzenie zebrań

Ponieważ większość z nas brała udział w zebraniach, które często wywoływały u nas mieszane uczucia, wielu z nas niechętnie podchodzi do samego uczestnictwa w nich. Notatka służbowa czy wiadomość email, które zapraszają nas na zebranie, a my zaniepokojeni spodziewamy się, że stracimy jedynie czas.

Zebranie może być jednak ważną i cenną okazją do wymiany poglądów. Spotkania takie często tworzą możliwość wyjaśnienia kontrowersyjnych kwestii, zdobycia wiedzy, a także mogą być źródłem inspiracji. Zebrania z pracownikami stanowią okazję do wymiany poglądów, konstruktywnych sporów oraz nawiązywania kontaktów. Ty i Twoi pracownicy możecie otrzymać korzyści z dobrze prowadzonych spotkań. Dlatego nie można lekceważyć ich wartości.

Zebrania z pracownikami – przygotuj plan.


Dobrze prowadzone zebrania z pracownikami mają zazwyczaj ustalony plan porządku obrad. Czym jest porządek obrad? Jest to po prostu plan, czyli uporządkowana lista tematów, które mają być omawiane na spotkaniu, w określonej kolejności. Jedną z korzyści wynikających z stosowania porządku obrad jest samo jego sporządzenie.

Ten proces wymaga przemyślenia i przed zebraniem ustalenia wszystkich punktów do omówienia. Jeśli wcześniej prześlesz plan do pozostałych uczestników, zyskają możliwość odpowiedniego przygotowania się. Możliwość rozważenia tematu przed spotkaniem może poprawić jakość dyskusji. Niektórzy potrzebują więcej czasu na zastanowienie się. Dlatego zamiast wymagać spontanicznych odpowiedzi na pytania typu: „Co sądzicie o tej propozycji?”, pracownicy będą mieli okazję wcześniej przemyśleć problemy i obawy oraz przynieść ze sobą niezbędne informacje do dyskusji.

Podczas niektórych zebrań omawiany jest tylko jeden kluczowy punkt, podczas gdy inne mogą mieć nawet 10 lub więcej. Przy ustalaniu porządku kieruj się realizmem. Zastanów się, czy aby któryś z punktów do omówienia nie wywoła tak silnych emocji, że będzie mógł sam wypełnić całe spotkanie lub czy jest realna możliwość omówienia 10 pozycji w określonym czasie. Jeśli lista jest długa, być może lepszym rozwiązaniem będzie podzielenie jej na dwa krótsze spotkania w różnych terminach, aby uczestnicy mogli skoncentrować się na wszystkich sprawach. Gdy zebrania się przeciągają, nasze myśli zaczynają błądzić.

Zebrania z pracownikami – zbyt wczesna lub za późna pora.


Unikaj zbyt wczesnej porannej lub późnej wieczornej godziny. Planując zebranie z pracownikami, upewnij się, że wybierasz dogodny dla większości czas. Unikaj zwoływania spotkań zbyt wcześnie rano lub zbyt późno lub nawet po godzinach pracy, ponieważ może to zakłócić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Próbuj zaplanować zebrania w czasie, gdy pracownicy są najbardziej skoncentrowani i produktywni. Na przykład, poranna godzina może być lepsza dla osób, które mają większą koncentrację i energię w pierwszej części dnia, podczas gdy popołudnie może być bardziej odpowiednie dla pracowników, którzy potrzebują czasu na rozruch.

Jeśli spotkanie ma charakter bardziej kreatywny lub wymaga zaangażowania uczestników, lepiej zaplanować je na godzinę, gdy pracownicy są najbardziej ożywieni i skłonni do współpracy. Jeśli natomiast chodzi o przekazanie ważnych informacji, lepiej wybrać czas, gdy pracownicy są bardziej skoncentrowani i gotowi do słuchania.

zebrania z pracownikami, spotkania służbowe z pracownikami, obrady z  pracownikami

Ustal czas trwania zebrania.


Zwykle informujemy o nadchodzącym zebraniu, że „odbędzie się o godz. 10.00” lub „w środę o 12.30”. Oprócz podania rozpoczęcia, rozważ możliwość jednoczesnego podania zakończenia. Na przykład, możesz napisać, że zebranie „będzie trwało godzinę”, „odbędzie się w godzinach 8.00-9.30” lub na przykład żeby nie planować nic do południa z powodu zebrania. Ta informacja umożliwi pracownikom dostosowanie swoich harmonogramów i zadań.

Niektóre osoby mogą być zmuszone do odwołania pewnych terminów, inne będą musiały przesunąć spotkanie czy rozmowy telefoniczne. Twoje zebrania staną się bardziej efektywne, jeśli jego uczestnicy nie będą musieli stale spoglądać na zegarki, odbierać telefony czy przepraszać, że muszą opuścić miejsce spotkania przed czasem. Jeśli obowiązki i terminy będą zajmowały myśli uczestników, nie będą w pełni skoncentrowani na omawianych sprawach. Ponadto, jeśli podasz przybliżony czas trwania zebrania, pracownicy docenią, że bierzesz pod uwagę ich zadania do wykonania.

Bez względu na to, czy planujesz półgodzinne czy półtoragodzinne spotkanie, pamiętaj o przestrzeganiu tego czasu. Obserwuj zegar, aby zapewnić dotrzymanie ustalonego harmonogramu.

Zebrania z pracownikami – zaproś tylko zainteresowane osoby.


Zasada zebrania z pracownikami, polegająca na zapraszaniu tylko tych, którzy są naprawdę potrzebni, jest kluczowa dla efektywności spotkań. Dlaczego? Oto kilka powodów:

  • Skuteczne wykorzystanie czasu: Zapraszanie tylko niezbędnych osób ogranicza liczbę uczestników, co przekłada się na skuteczniejsze i bardziej efektywne wykorzystanie czasu spotkania. Osoby, które nie są bezpośrednio zaangażowane w omawiane tematy, mogą skupić się w tym czasie na innych zadaniach.
  • Koncentracja na kluczowych decyzjach: Spotkania z mniejszą liczbą uczestników ułatwiają skoncentrowanie się na istotnych zagadnieniach i podejmowanie decyzji. Eliminuje to potrzebę wysłuchiwania opinii wszystkich pracowników, którzy nie są bezpośrednio związani z omawianym tematem.
  • Utrzymanie zaangażowania: Gromadzenie zbyt wielu osób na spotkaniu może prowadzić do utraty zainteresowania i zaangażowania ze strony pracowników. Zapraszając jedynie tych, którzy są naprawdę potrzebni, zwiększasz szanse na utrzymanie uwagi i aktywnego udziału w spotkaniu.
  • Efektywna komunikacja: Spotkania z mniejszą liczbą uczestników sprzyjają bardziej bezpośredniej i efektywnej komunikacji. Ułatwiają tworzenie otwartego dialogu, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi bez większych zakłóceń. Uczestnicy mogą skoncentrować się na konkretnych tematach i efektywnie współpracować.
  • Oszczędność zasobów: Redukcja liczby uczestników oznacza mniejsze wykorzystanie zasobów, takich jak czas, energia i koszty. Spotkania z mniejszą grupą osób są bardziej ekonomiczne i pozwalają zaoszczędzić czas i środki organizacji.

Przestrzegaj porządku.


Jeżeli nie będziesz trzymał „ręki na pulsie” i kontrolował dyskusji, przebieg całego zebrania może wymknąć się spod kontroli. W takiej sytuacji, porządek spotkania i harmonogram czasowy zostaną zakłócone. Zdarza się tak, ponieważ niektórzy ludzie lubią angażować się w zbędne dyskusje. Gdy rozmowa się przedłuża, ważne jest skierowanie jej z powrotem na główny temat, zamiast pozwolić, aby wypowiedzi oddaliły się od rozkładu zebrania.

Przyjmijmy, że tematem zebrania jest budżet na szkolenia dla działu finansowego na ten rok. Pamiętaj, aby utrzymywać dyskusję wokół tego tematu – żeby nie zamieniła się w rozmowy o zeszłorocznym budżecie, przyszłorocznym spotkaniu integracyjnym czy wyposażeniu pokoju socjalnego. Zapewnij, żeby uczestnicy trzymali się omawianych tematów, a nie swoich własnych przemyśleń. Aby skierować ich na właściwą ścieżkę, możesz:

  • Wyrazić im podziękowanie za ich zaangażowanie i zainteresowanie,
  • Przypomnieć, że dysponujesz ograniczonym czasem,
  • Zasugerować, że nowe pomysły są na tyle istotne, że warto omówić je na kolejnym zebraniu,
  • Poprosić osoby odpowiedzialne za nowe pomysły o przygotowanie informacji i udostępnienie ich uczestnikom zebrania.

Innymi słowy, nie odrzucając ich, powstrzymuj osoby, które mają skłonność do rozwlekłych wystąpień lub prezentacji. Jeśli nie podejmiesz odpowiednich działań, nie osiągniesz celów zebrania i narazisz firmę na straty czasowe. Nawet jeśli nie stosujesz formalnych zasad dyskusji, musisz nadzorować sytuację.

zebrania z pracownikami - jak je prowadzić efektywnie?

Zebrania z pracownikami – zachęcaj do czynnego udziału.


Oczywiście należy kontrolować zachowanie osób, które wykorzystują zebrania jako forum do dyskusji nad swoimi osobistymi sprawami. Przy rozważnym podejściu można utrzymać kontrolę nad osobami, które próbują dominować w dyskusji. Niestety, są osoby, które traktują zebrania z pracownikami jako okazję do autopromocji lub krytykowania innych. Przy próbie opanowania takich sytuacji, warto jednocześnie zachęcać do aktywnego udziału osoby, które są bardziej powściągliwe.

Należy mieć świadomość, że nie każdy potrafi mieć gotową odpowiedź na poczekaniu lub ma problem ze swobodnym wypowiadaniem się wśród większej grupy ludzi. Niektórzy są mniej skłonni wyrażać swoje opinie. Niektórych pracowników może powstrzymywać to, że są nowi w firmie lub nie są dobrze zaznajomieni z tematem. Struktura władzy w firmie może być również przeszkodą. Inni mogą być zniechęceni do zabierania głosu ze względu na czyjeś nieprzyjemne i sarkastyczne zachowanie. Kiedy prowadzisz zebranie, zorientuj się, kto w nim uczestniczy i kogo brakuje.

Zachęcaj wszystkich do aktywnej dyskusji i wyrażania swoich poglądów. Proś o komentarze i zadawaj bezpośrednie pytania. Kiedy kierujesz pytanie do pracownika, który ma kłopoty ze swobodnym wypowiadaniem się, dajesz mu do zrozumienia, że cenisz sobie jego opinie. Unikaj techniki wypowiadania się kolejno przez każdą osobę siedzącą przy stole. Pracownicy, którzy czekają na swoją kolej, mogą przestać słuchać innych, skupiając się na przygotowaniu swojej wypowiedzi.

Innym sposobem zachęcania do aktywnego udziału jest zapraszanie pracowników do wcześniejszego zgłaszania tematów do omówienia. Poproszenie ich o udział w przygotowaniach zebrania sprawi, że poczują się docenieni. Z drugiej strony będą mniej skłonni do skarżenia się na omawiane kwestie, jeśli z własnych przyczyn odmówią udziału w organizacji zebrania.

Sporządzaj notatki.


Zebrania z pracownikami są idealną okazją do wymiany poglądów. Niestety, zdarza się zbyt często, że pomysły, które w danym momencie spotykają się z uznaniem, zostają potem zapomniane. Aby ich nie stracić z pola widzenia, warto notować najważniejsze idee, uwagi czy propozycje działań.

Chociaż oficjalne zebrania są zazwyczaj protokołowane, nie wszystkie spotkania mają charakter formalny. Niemniej jednak, nawet podczas nieformalnych okazji ważne jest, aby pamiętać, co zostało powiedziane i przez kogo. Jeśli ktoś dobrowolnie zobowiązał się do zajęcia się problemem, znalezienia odpowiedzi lub przedstawienia sprawozdania na kolejnym zebraniu, takie deklaracje warto zapisać. Jeśli zaprezentowano błyskotliwy pomysł, ale obecnie nie ma czasu na jego omówienie, byłoby szkoda go stracić tylko dlatego, że nikt nie pomyślał o robieniu notatek.

Nie ma znaczenia, kto prowadzi protokół, czy będziesz to Ty, pracownik czy sekretarka, ważne jest, żeby ktoś był odpowiedzialny za sporządzanie notatek. Zbyt wiele pomysłów zostaje zapomnianych ze względu na brak protokołów. Na wielu zebraniach zajmuje się powtórnie rozwiązanymi problemami, tylko dlatego, że nie zanotowano wymiany poglądów. Gdy brak pisemnego śladu, istnieje ryzyko, że nie będzie można pociągnąć nikogo do odpowiedzialności za zobowiązania.

Protokoły należy redagować zaraz po zebraniu. Im dłużej będą miały formę notatek, tym większe prawdopodobieństwo, że po ich przepisaniu będą znacząco różniły się od faktycznego przebiegu dyskusji, ze względu na zawodność ludzkiej pamięci.

Organizowanie i prowadzenie zebrań z pracownikami.


Podsumowując: Przygotowanie i odpowiednie zorganizowanie każdego zebrania z pracownikami jest kluczowe, aby przyniosło mierzalne rezultaty. Wszystkie czynniki wcześniej omówione przyczyniają się do powodzenia spotkania i stanowią podstawę dla dalszej, konstruktywnej dyskusji. Spotkania powinny być ograniczone do planowanego czasu trwania, ponieważ każdy uczestnik ma własne zobowiązania po zakończeniu. Efektywne prowadzenie zebrania działa mobilizująco i zachęca zespół do aktywnego uczestnictwa i kontynuacji działań.


Źródło: E. Tierney, Doskonalenie międzyludzkiej komunikacji na 101 sposobów, IFC PRESS, Kraków.

Prowadzenie efektywnych zebrań z pracownikami to kluczowa umiejętność każdego managera. Jeśli chcesz rozwijać swoje umiejętności w tym zakresie, mamy dla Ciebie idealne rozwiązanie w postaci e-learningowych szkoleń dla kadry zarządzającej. Te i inne kompetencje możesz zdobywać również poprzez coaching. Wystarczy, że prześlesz nam formularz z wyborem oferty, a my niezwłocznie skontaktujemy się z Tobą.

Zobacz także

  • Współpraca w zespole - sekret osiągania lepszych wyników, okładka

    Współpraca w zespole – sekret osiągania lepszych wyników

    Odkryj, jak skuteczna współpraca w miejscu pracy może odmienić dynamikę zespołu i prowadzić do osiągania wyjątkowych rezultatów. Dowiedz się, jak rozwijać umiejętności współpracy, jakie strategie stosować w komunikacji zespołowej oraz jakie korzyści przynosi zintegrowana praca dla każdego pracownika i organizacji.

  • Pozytywne rodzicielstwo, czyli jak być dobrym rodzicem, okładka

    Pozytywne rodzicielstwo, czyli jak być dobrym rodzicem?

    Co to jest pozytywne rodzicielstwo? Dowiedz się, jak stworzyć harmonijną rodzinę pełną miłości i zrozumienia. Nasz artykuł dostarczy Ci praktycznych wskazówek, które pomogą Ci być nie tylko dobrym, ale również spełnionym rodzicem.

  • Jak wzmocnić poczucie własnej wartości? Budowanie wysokiej samooceny. Okładka

    Jak wzmocnić poczucie własnej wartości? Budowanie wysokiej samooceny.

    Poczucie własnej wartości jest fundamentem naszego zdrowia psychicznego, wpływając na nasze relacje, wybory i postrzeganie świata. Jednak nie zawsze potrafimy uwierzyć w siebie i docenić swoją wartość. W artykule znajdziesz wskazówki, które pomogą Ci odzyskać wiarę w siebie i uwierzyć w swoją wartość.

  • Co zrobić, gdy dziecko jest wyśmiewane w szkole? okładka artykułu

    Co zrobić, gdy dziecko jest wyśmiewane w szkole?

    Wyśmiewanie dziecka w szkole przez rówieśników to bolesny problem. Niestety, takie sytuacje nie są rzadkością. Jako rodzic możesz podjąć konkretne działania, aby wspierać swoje dziecko w tym trudnym okresie. W artykule znajdziesz informacje, jak reagować i w jaki sposób zapewnić dziecku poczucie bezpieczeństwa, a także jak skutecznie przeciwdziałać przemocy słownej.