Jak przekazać negatywny feedback?

W każdym miejscu pracy nieuniknione są sytuacje, w których konieczne jest przekazanie negatywnego feedbacku. Sposób w jaki się to robi ma ogromne znaczenie dla dalszego rozwoju firmy oraz każdego pracownika. Kiedy przekazujemy nieprzyjemne informacje, powinniśmy działać w duchu współpracy i opierać się na etycznych zasadach. To ważne dla utrzymania dobrych relacji między pracownikami, ale również dla zachowania zdrowia psychicznego. Każdy z nas powinien być w stanie zadbać o swoje dobre samopoczucie, a jednocześnie wspierać innych w następstwach trudnych sytuacji.

Jak przekazać negatywny feedback? Wyzwanie dla lidera!

Wszyscy musimy posiadać podstawowe umiejętności, takie jak uczciwość i empatia, aby móc prowadzić trudne rozmowy z innymi ludźmi. Jest to szczególnie ważne dla liderów, którzy powinni być wzorem dla innych w miejscu pracy.

Choć nie zawsze jest to przyjemne – potencjalnie może zburzyć bańkę doskonałości pracownika – krytyczny wkład jest niezbędny dla wydajności firmy. Natomiast osoby nastawione na rozwój będą postrzegać informacje zwrotne jako okazję do śledzenia jak sobie radzą. Dzięki temu otrzymują jasny komunikat, który jest im potrzebny, aby się rozwijać.

Jak przekazać negatywny feedback? negatywna informacja zwrotna

Jak przekazać negatywny feedback? Zadbaj o formę przekazu.

Sposób przekazywania wiadomości w firmie ma znaczący wpływ na jej reputację, zaangażowanie pracowników oraz wskaźniki rotacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o zwolnienie pracowników, przekazanie informacji o anulowanych projektach, czy też omówienie słabych wyników z pracownikami, sposób powinien być odpowiednio przemyślany.

Bezmyślne i mechaniczne przekazywanie złych wiadomości może prowadzić do dehumanizacji procesu, co powoduje niepokój i brak zaangażowania w zespole. Dlatego też, ważne jest, aby taka komunikacja była przeprowadzana w sposób empatyczny, szanujący pracowników oraz uwzględniający ich potrzeby i uczucia.

Zaufanie jest kluczowe w każdej relacji, a także w zespole. Wspieraj i doceniaj swoich współpracowników i zbuduj z nimi dobre relacje. Kiedy członkowie zespołu wiedzą, że ich intencje są dobre i że są doceniani, to będą bardziej skłonni do słuchania i przyjmowania negatywnego feedbacku. Jak stworzyć zgrany zespół w pracy? – podpowiadamy w artykule.

Negatywny feedback – obciążenie zdrowia psychicznego.

Liderzy muszą sobie radzić z wpływem przekazywanych przez siebie trudnych informacji na pracowników i jednocześnie zarządzać swoim własnym zdrowiem psychicznym. W trakcie takich rozmów angażują się w silne emocje pracowników, co stanowi bardzo trudne doświadczenie. Patrzenie na cierpienie innych ludzi, zwłaszcza jeśli jest się osobą, która przekazuje wiadomości, które to powodują, jest wyjątkowo ciężkie.

Kontekst przekazywania złych wiadomości skupia się zwykle na reakcji pracownika, który otrzymuje te informacje. Jednak nie można zapominać o ciężarze, który spoczywa na liderze, który je przekazuje. Powiedzenie komuś, że zostaje zwolniony lub zdegradowany, to informacja, która zmienia życie i zwykle wywołuje silną reakcję emocjonalną.

Dlatego tak ważne jest, aby liderzy dbali o swoje zdrowie psychiczne i znaleźli sposoby na radzenie sobie z emocjami i stresem, aby nie tylko móc skutecznie zarządzać zespołem, ale także dbać o swoje własne zdrowie psychiczne.

Po wielokrotnym wykonywaniu tego zadania u liderów mogą pojawić się czynniki wyzwalające stres: wyczerpanie emocjonalne, chęć odejścia z pracy, negatywne emocje skoncentrowane na sobie i niepokój. Osoby, które regularnie przekazują negatywny feedback, mogą również czuć się napiętnowane przez innych pracowników, którzy postrzegają je jako źródło ich niekomfortowej sytuacji.

Dlatego liderzy potrzebują wsparcia przed, w trakcie i po trudnej rozmowie, zarówno ze strony organizacji, jak i profesjonalnych dostawców usług w zakresie zdrowia psychicznego. Warto wyposażyć liderów w narzędzia potrzebne do dbania o własne zdrowie psychiczne, które jednocześnie umożliwią im etyczne prowadzenie trudnych rozmów w miejscu pracy.

Jak przekazać negatywny feedback? Wskazówki dla liderów.

Jasny i empatyczny przekaz.

Poinformowanie kogoś na przykład o zwolnieniu to zwykle nieprzyjemna sytuacja, która ma trwały wpływ na wszystkie strony. Nie da się uchronić pracowników przed stresem, ponieważ żaden lider nie ma na to wpływu. Jednakże, sposób, w jaki to się robi, może mieć ogromne znaczenie. Ważne jest podejście do bolesnego doświadczenia z empatią i szacunkiem. Trzeba upewnić się, że nikt nie poczuje się zdehumanizowany lub urażony. Można to osiągnąć przez staranne przygotowanie do rozmowy, zwrócenie uwagi na uczucia pracownika i wyjaśnienie powodów decyzji.

Opracowana strategia.

Przed przekazaniem wiadomości, dział kadr i zaangażowani liderzy muszą poświęcić trochę czasu na przemyślenie sprawy i wyobrażenie sobie, jak ten proces będzie przebiegał. Należy sobie odpowiedzieć na kilka pytań:

W jakim otoczeniu będą przekazywane wiadomości?
Kto będzie przekazywał wiadomości?
Jaki jest pełny kontekst, co zostanie przekazane i jakie dokładnie słowa zostaną użyte?
Dlaczego ta rozmowa ma miejsce i jak zostały podjęte decyzje?

Podczas omawiania tego, co zostanie przekazane, ważne jest, aby trzymać się z dala od korporacyjnego żargonu i eufemistycznych zwrotów. Warto zadbać o bezpośredniość, szczerość i jasność. Dobrze jest dać pracownikom do zrozumienia, że przekazywanie tych informacji jest trudne również dla osoby, która to robi.

Jak przekazać negatywny feedback? negatywna informacja zwrotna, złe wiadomości w pracy

Dbałość o czas.

Podczas procesu planowania należy się upewnić, że wszyscy są zaznajomieni z tematem. Warto zebrać wszystkie fakty i stworzyć strategię radzenia sobie z następstwami. Jeśli firma przeprowadza restrukturyzację lub wprowadza redukcję zatrudnienia, warto się zastanowić jak przekazać pracownikom plan działania i jak podjęto tę decyzję. Ważne jest również, aby nie zwlekać z wyjaśnieniem sprawy. Lepiej od razu przekazać negatywny feedback pracownikom, niż pozwolić na rozprzestrzenianie się plotek.

Gotowość do udzielania odpowiedzi.

Na koniec należy być przygotowanym do przedstawienia sytuacji i odpowiedzi na pytania, empatii i słuchania. Warto zaplanować czas na przekazanie informacji zwrotnej przez pracowników, kiedy będą już gotowi na reakcję po przetworzeniu informacji. Nie należy przerywać pracownikom w trakcie dzielenia się swoimi odczuciami i przemyśleniami.
Niezależnie od charakteru wiadomości, w zespole będą pojawiać się pytania. Warto wcześniej się zastanowić jakie pytania mogą się pojawić i jak na nie odpowiedzieć w sposób, który pokaże, że ich obawy są traktowane poważnie.

Bycie ludzkim.

Jak okazywać empatię podczas rzeczywistej rozmowy lub spotkania, na którym przekazywany jest negatywny feedback? Oto kilka wskazówek:

Pokaż, że zależy Ci na pracownikach.
Traktuj rozmówcę jak człowieka z unikalnymi potrzebami.
Okaż troskę o pracowników i ich rodziny.
Nie komunikuj się używając korporacyjnej mowy.

Wykorzystanie inteligencji emocjonalnej.

Warto, aby liderzy i przełożeni wykorzystywali swoją inteligencję emocjonalną i empatię podczas trudnych rozmów z podwładnymi. Chociaż nie jest możliwe całkowite uniknięcie dyskomfortu, liderzy mogą złagodzić ten stres poprzez:

Poświęcenie dodatkowego czasu osobom, które są naprawdę zdenerwowane wiadomościami, pozwalając im przetworzyć swoje uczucia i poczuć się wysłuchanymi.
Bycie otwartym i niedefensywnym, zapewnienie przestrzeni do szczerej rozmowy o swoich uczuciach, nawet jeśli jest to niekomfortowe. W przypadku zwolnień, pozwól ludziom spakować się w swoim własnym czasie – bez ochrony stojącej wokół i obserwującej – i pożegnać się ze swoimi współpracownikami. Tak, może to być bardziej niekomfortowe niż natychmiastowe wyprowadzenie pracownika, ale danie ludziom czasu na pożegnanie i pogodzenie się z decyzją jest mniej dehumanizujące.

Dyscyplinowanie pracownika to rozmowa, a nie proklamacja.

Częścią etycznego przekazywania negatywnego feedbacku pracownikom jest zrozumienie, że pracownicy mogą przeżywać fale trudnych emocji, zwłaszcza jeśli rozmowa dotyczy zdyscyplinowania danego pracownika i wskazania jego błędów. Wiadomość może zmienić bieg ich kariery, a także mieć natychmiastowy lub opóźniony wpływ na ich rodzinę i zdrowie psychiczne.

Dlatego też, zarówno mocne, jak i słabe strony muszą być zakomunikowane jasno i konkretnie, w profesjonalny i troskliwy sposób, poprzez jasne określenie:

Kiedy i gdzie doszło do zachowania.
Na czym polegało zachowanie.
Jaki był wynik tego zachowania (tj. myśli, uczucia i działania).

jak przekazać negatywny feedback, jak udzielać negatywnego feedbacku

Jednocześnie, udzielając informacji zwrotnej, nie należy:

Oceniać – “Nie powinieneś był tego powiedzieć”.
Nadmiernie uogólniać – “Zawsze tak mówisz”.
Zakładać, że za zachowaniem kryją się myśli – “Nie masz szacunku”.

Jeśli negatywna informacja zwrotna jest przekazywana w odpowiedni sposób, istnieje większe prawdopodobieństwo, że zostanie wysłuchana, przemyślana i podjęte zostaną odpowiednie działania.

Podsumowując, ważne, aby liderzy:

Podążali za przekazanymi informacjami, sprawdzając, co się dzieje z pracownikami.
Zapewnili wiele możliwości przekazania negatywnego feedbacku i poinformowali członków zespołu, że ich managerowie są dostępni podczas rozmów indywidualnych, aby omówić wszelkie pytania i wątpliwości.
Jeśli wiadomość jest przekazywana w grupie, zapewnili pracownikom zarówno grupowe, jak i indywidualne fora informacji zwrotnej, wraz z czasem na przetworzenie informacji. Ludzie będą potrzebowali różnej ilości czasu na przetworzenie informacji, zanim będą gotowi do omówienia swoich myśli i odczuć.
Jeśli to możliwe, pozwolili kadrze uczestniczyć w radzeniu sobie ze złymi wiadomościami. Jeśli firma nie radzi sobie najlepiej lub grupa czy zespół boryka się ze słabymi wynikami, pracownicy mogą spotkać się z przełożonymi i/lub liderami w celu przeprowadzenia burzy mózgów i rozwiązania problemów.
Przesunęli punkt ciężkości na rozwiązania, angażując zespół w serię rozmów, sesji burzy mózgów i perspektywicznych inicjatyw. Postęp nie jest czysty i liniowy, a trudne czasy mogą być okazją do budowania odporności i stymulowania nowego rozwoju.

Jak pracownik ma przekazać negatywny feedback?

Prawdopodobnie jedną z bardziej ograniczających karierę sytuacji może być przekazanie informacji zwrotnej swojemu managerowi w niewłaściwy sposób. Jeśli pracownik zbyt emocjonalnie podejdzie do sytuacji, to jego awans może zostać ograniczony, jeśli reakcja będzie zbyt słaba, może nie zostać uznany za materiał na lidera.

Jak więc do tego podejść?

Według literatury istnieją trzy techniki użytecznego „sprzężenia zwrotnego w górę”:

Bycie konkretnym – Pracownik nie powinien mówić w uogólnieniach ani abstrakcjach, a używać konkretnych przykładów.
Skupienie się na swojej perspektywie – Używanie raczej „ja” niż „ty”. Takie podejście utrzymuje koncentrację na własnych myślach, przekonaniach i uczuciach w danej sytuacji.
Propozycja rozwiązania – Jeśli dotyczy to problemu, z którym pracownik spotyka się na co dzień, dobrze jest zaproponować rozwiązanie: Jak mogę pomóc? Czy istnieje sposób, w jaki mogę zmniejszyć problem? Czego nie powinienem robić?

Czego nie robić podczas udzielania informacji zwrotnej?

Wyjaśniać, co byś zrobił na miejscu danej osoby.
Spekulować na temat tego, dlaczego zachował się tak, a nie inaczej.
Wybierać niewłaściwy moment na udzielenie informacji zwrotnej, np. w obecności innych osób lub w czasie kryzysu.
Udzielać i przyjmować informację zwrotną w sposób bezosobowy, skupiając się na robieniu tego, co jest dobre dla firmy.

Negatywny feedback po rozmowie rekrutacyjnej.

Przekazywanie odmowy kandydatom, których nie przyjmujesz do pracy, może być trudnym zadaniem, ale jest ważne dla rozwoju kandydatów i umożliwienia im poprawienia swoich umiejętności i zwiększenia szans na przyszłe zatrudnienie. Oto kilka wskazówek, jak zrobić to w sposób konstruktywny i profesjonalny:

Bądź specyficzny – Skup się na konkretnych obszarach, w których kandydat nie spełnia wymagań i wymień je w sposób szczegółowy. Unikaj ogólników i skup się na konkretnych przykładach, takich jak brak umiejętności, niewłaściwe podejście do pracy, słabe wyniki w testach, itp.
Bądź uprzejmy – Pamiętaj, że osoby starające się o pracę inwestują dużo czasu i wysiłku w proces rekrutacyjny, więc staraj się przekazać negatywny feedback w sposób uprzejmy i profesjonalny. Zadbaj o zasadę „złotego środka” – bądź szczery, ale jednocześnie taktowny.
Podaj przykłady – Staraj się podać konkretnie, co kandydat mógł zrobić inaczej, żeby spełnić wymagania. Podawaj przykłady, które pomogą kandydatowi zrozumieć, jakie konkretne zmiany muszą zostać wprowadzone.
Skup się na pozytywach – Przekaż kandydatowi również pozytywny feedback, wskazując na to, co zrobił dobrze. W ten sposób będzie wiedział, na co warto się skupić i co robić dalej, żeby poprawić swoje umiejętności.
Bądź otwarty na pytania – Zachęć kandydata do zadawania pytań i udzielaj na nie szczerych odpowiedzi. To ważne, aby zrozumiał, dlaczego nie został przyjęty i co może zrobić, żeby poprawić swoje szanse na przyszłość.

Wsparcie zdrowia psychicznego dla liderów i pracowników.

Prowadzenie trudnych rozmów, zarówno w kontekście zawodowym, jak i osobistym, wiąże się z regulacją emocjonalną, umiejętnościami komunikacyjnymi, aktywnym słuchaniem oraz wykazywaniem inteligencji emocjonalnej poprzez walidację, empatię i wsparcie.

Do przetwarzania ciężkich emocji i radzenia sobie ze skutkami bycia świadkiem lub pomagania komuś w przepracowaniu tych emocji wymagane są określone zestawy umiejętności.

Jednym ze sposobów wyposażenia liderów jest wdrożenie programów opieki psychologicznej i wsparcia managerskiego, które umożliwią im dostęp do sprawdzonych rozwiązań w zakresie zdrowia psychicznego.

Mamy nadzieję, że przekazanie negatywnego feedbacku nie będzie dla Ciebie już takim wyzwaniem. Powodzenia!