5 mitów skutecznego delegowania zadań
Jeśli pracujesz jako manager, prawdopodobnie zdajesz sobie sprawę z tego, że najcenniejszym zasobem firmy, którym dysponujesz są zasoby ludzkie. To one w porównaniu do zasobów materialnych – z czasem mogą zyskać na wartości.
Przyjmuje się, że statystyczny pracownik wykorzystuje od 50 do 60 % swoich możliwości. Oznacza to, że w „typowej” firmie, połowa możliwości pracowników i ich wewnętrznego potencjału, pozostaje niewykorzystana.
Przyjrzyjmy się więc pięciu powszechnie panującym mitom, które blokują managerów przed skutecznym delegowaniem zadań pracownikom.
5 mitów skutecznego delegowania zadań – brak czasu
Pierwszy mit to brak czasu na delegowanie zadań.
Czy często Ci się zdarza, że wolisz zrobić jakieś zadanie osobiście i mieć je jak najszybciej z głowy? A może delegując, nie poświęcasz odpowiednio dużo czasu na opisanie zadania i wyjaśnienie, co ma być zrobione? To właśnie mit braku czasu na delegowanie.
Pamiętaj, że w źle zarządzanych firmach “Nigdy nie ma dość czasu, aby zrobić to właściwie, jednak zawsze jest dość czasu, aby zrobić to jeszcze raz od początku.”
W rzeczywistości ten czas jest, i dzięki wykorzystaniu go na jasne opisanie zadania możemy wykorzystać go w celu uzyskania lepszych wyników.
Poświęć czas teraz, aby móc cieszyć się nim w przyszłości.
5 mitów skutecznego delegowania zadań – brak kompetencji pracownika
Kolejnym mitem jest przekonanie, że Twoim pracownikom brakuje umiejętności.
Jednak pamiętaj, że jedynym sposobem poddania próbie umiejętności Twoich współpracowników jest obciążenie ich zadaniami trudniejszymi niż jakiekolwiek do tej pory. Należy im także pozwolić na popełnianie błędów i uczenie się na nich.
Prawdopodobnie Twój zespół zaskoczy Cię pozytywnie, a o wielu ich umiejętnościach nawet nie miałeś pojęcia.
Gdy już nauczysz się korzystać z ich możliwości i drzemiącego w nich potencjału, zwiększysz ich zadowolenie z pracy, a sam jako manager będziesz bardziej efektywny.
Jeśli coś ma być dobrze zrobione, to musisz to robić osobiście
Następnym mitem, z którym zmagają się managerowie, jest przekonanie, że jeśli coś ma być dobrze zrobione, to musisz to robić osobiście.
To oczywiste nieporozumienie. Jeśli rzeczywiście wierzysz, że aby praca była wykonana na czas i przy zachowaniu odpowiedniej jakości musisz ją wykonać osobiście – to jest to prosta droga do stanu, w którym będziesz mieć coraz więcej pracy i coraz mniej czasu.
Ten mit powoduje, że ciągle będziesz realizować zadania, które z powodzeniem mogłyby wykonać inne osoby. Wyjdź ze strefy komfortu, która każe Ci wszystko wykonywać osobiście i przypominaj sobie samemu, że Twoja praca polega na zarządzaniu, a nie na robieniu wszystkiego osobiście.
Twoja rola powinna się ograniczyć do kontrolowania realizacji zleconych zadań i stanowienia ewentualnego wsparcia w ich wykonaniu. Więcej o tym jak wpływa na nas multitasking przeczytasz w artykule: Multitasking – Na czym polega? Jak sobie z nim radzić? Czy jest efektywny?
5 mitów skutecznego delegowania – nie radzisz sobie z zadaniami
Mitem czwartym jest myśl, że jeśli delegujesz zadania innym to robisz to dlatego, że sam sobie z nimi nie radzisz.
Jest to oczywiście błędne przekonanie, gdyż większość delegowanych obowiązków to obowiązki, które kiedyś musieliśmy wykonywać osobiście i prawdopodobnie ich wykonywanie opanowałeś już do perfekcji.
Jednak pamiętaj, że nie możesz wiedzieć wszystkiego. Nawet jeśli istnieje grupa obowiązków, z którą nie masz doświadczenia, to z pomocą powinien przyjść Twój zespół, który w danej sprawie wie więcej i w krótkim czasie udzieli Ci potrzebnych wyjaśnień.
Znam się na tym, zrobię to sam!
Ostatnim mitem jest przekonanie, że skoro się na czymś znasz to powinieneś to zrobić osobiście.
Reguła jest prosta – jeśli pewne zadania opanowałeś do perfekcji i ich realizacja jest dla Ciebie łatwa – powinieneś je delegować i zająć się kolejnymi trudnymi zadaniami.
Wiedza, którą posiadasz powinna Ci posłużyć do kontrolowania wykonanego zadania przez inną osobę.
Unikaj wykonywania prostych, rutynowych zadań, które z powodzeniem mógłby realizować ktoś inny. Stosuj regułę 70 procent.
Jeśli ktoś inny potrafi zrealizować zadanie w 70 procentach tak dobrze jak Ty – deleguj je!
Dzięki temu znajdziesz czas na obowiązki, które możesz wykonać tylko Ty.
Jeśli pracownik nie chce wykonywać Twoich poleceń, koniecznie przeczytaj artykuł: Pracownik odmawia wykonania polecenia służbowego – co robić?
Nasze rady okazały się pomocne? Chętnie skupimy się na Twoich potrzebach i udzielimy dalszych wskazówek, jak efektywnie zarządzać zespołem. Wypełnij i prześlij nam poniższy formularz, a my wrócimy z gotową ofertą szkoleń dla managerów.
